Karir di Manajemen Layanan Kesehatan – 5 Keahlian Teknologi Informasi yang Anda Butuhkan untuk Sukses

Pengetahuan dan keterampilan Teknologi Informasi tidak lagi opsional bagi manajer layanan kesehatan. Calon manajer dan manajer yang saat ini bekerja di lapangan harus belajar sebanyak mungkin tentang lima bidang berikut. Kehidupan kerja Anda dan kehidupan praktik Anda akan bergantung padanya!

Keahlian 1: Etiket dan Manajemen Email

Email dapat mengatur kehidupan kerja Anda jika Anda tidak membuat pilihan yang baik dengan pesan Anda. Manajer perlu mengetahui cara menggunakan Alat Aturan (Outlook) untuk memindahkan pesan secara otomatis ke dalam folder, dan cara mengubah email menjadi Tugas dan Janji. Komunikasi kerja dapat berhasil atau gagal jika Anda tidak memiliki dasar-dasar di bawah perintah Anda. Mengetahui cara mengarsipkan email Anda tidak hanya akan menghemat waktu Anda saat mencari informasi penting, tetapi juga akan menyelamatkan Anda dari rasa frustrasi mencari melalui ratusan email. Berikut adalah dasar-dasar manajemen email:

Sebagian besar pakar organisasi menyarankan untuk melihat email Anda dua kali sehari, dan menonaktifkan setelan yang akan segera memberi tahu Anda saat Anda menerima email baru. Email bisa sangat membuat ketagihan, dan dapat menyedot waktu Anda dari proyek dan pekerjaan lain.

Sama seperti kertas, cobalah untuk hanya menyentuh email sekali. Setelah Anda membaca email, putuskan apakah akan menghapusnya, menjawab/teruskan dan menghapusnya, atau melakukan hal lain dengannya seperti menyeretnya ke daftar tugas atau kalender. Jangan terjebak dalam siklus buruk membacanya sekali, dan melanjutkan ke email berikutnya tanpa melakukan apa-apa. Jika Anda melakukannya, Anda akan mendapatkan banyak email yang harus Anda baca lagi…dan mungkin untuk ketiga kalinya.

Jangan pernah, jangan pernah memasukkan sesuatu yang kritis (bersifat mengkritik) dalam email. Jika Anda perlu melakukan percakapan seperti itu dengan rekan kerja, angkat telepon. Kritik terhadap karyawan paling baik dilakukan secara langsung, dengan email tindak lanjut untuk file tersebut.

Selalu periksa email keluar Anda untuk nada. Nada terbaik untuk email bisnis adalah profesional. Ini berarti salam, pesan, “terima kasih” dan catatan kaki dengan nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak Anda. Beberapa organisasi lebih formal, dan beberapa kurang formal, tapi saya akan berbuat salah di sisi menjadi lebih profesional. Anda selalu dapat mengatur tanda tangan email Anda untuk menyertakan salam dan terima kasih dan nama Anda, jadi yang harus Anda lakukan hanyalah melengkapi bagian tengahnya.

Untuk email yang perlu disimpan untuk referensi, buat subfolder di bawah Kotak Masuk Anda untuk menempatkan email referensi. Lebih baik lagi, salin email ke dokumen Word, dan hapus email tersebut.

Email prioritas tinggi (bos atau bos Anda) dan prioritas rendah (listservs, langganan) otomatis masuk ke folder masing-masing. Email prioritas rendah dapat menunggu dan email prioritas tinggi dapat ditangani terlebih dahulu.

Waspadalah terhadap email grup dengan lelucon, kebijaksanaan buatan sendiri, tes cerdas, dan gambar yang tidak dapat dipercaya karena hanya membuang-buang waktu Anda. Jika Anda perlu istirahat dari pekerjaan, berjalan-jalan, tetapi singkirkan email grup. Mereka mengambil ruang email pribadi dan server dan dapat berbatasan atau langsung menyinggung, menyebabkan masalah jika Anda tidak menggigitnya sejak awal. Ingatlah bahwa email dapat ditemukan secara legal.

Berhati-hatilah saat menjawab email dari atas kepala Anda, mungkin saat Anda marah, atau terburu-buru. Jika Anda perlu menunda menjawab email karena suasana hati Anda, seret email ke daftar tugas dan atur agenda untuk besok.

Keterampilan 2: Memahami Perangkat Lunak Perkantoran Medis

Akronim datang dan pergi, tetapi perangkat lunak dasar yang mendukung praktik medis tetap sama. Sistem Manajemen Praktik (PMS) biasanya mencakup pendaftaran, penjadwalan, penagihan, dan pelaporan sebagai satu komponen. Sistem saat ini dibangun di sekitar fungsi penagihan, dengan penjadwalan dan pendaftaran yang mendukung kemampuan untuk menghasilkan klaim elektronik dan pasca pembayaran kembali ke transaksi. Karena penagihan menjadi lebih standar, pelaporanlah yang dapat membuat atau menghancurkan praktik.

Electronic Medical Records (EMR) kadang-kadang disebut dalam arti yang lebih luas sebagai EHR (Electronic Health Records) dan berkisar dari yang paling sederhana dari sistem yang bertindak sebagai repositori untuk grafik elektronik ke sistem yang paling canggih yang mungkin termasuk pencitraan digital, e- peresepan, pesan kompleks, rekonsiliasi obat, dan peringatan tes, antara lain. EMR dan PMS dapat sepenuhnya terintegrasi, atau dapat berinteraksi satu sama lain, mengisi satu sama lain secara uni-directional atau bi-directional. Manajer dengan pemahaman yang lebih dalam tentang sistem perangkat lunak mereka sendiri akan merasa lebih mudah untuk menerapkan pembayaran untuk ukuran kinerja seperti PQRI dan e-prescribing, dan tidak perlu bergantung pada vendor untuk mendidik mereka.

PACS adalah Pengarsipan Gambar dan Sistem Komunikasi dan memungkinkan pengindeksan dan pengambilan gambar dengan mudah. PACS ada terutama di kantor spesialis radiologi dan bedah, tetapi karena semakin banyak rumah sakit yang memberikan hak istimewa EMR dan PACS ke kantor dokter, manajer perlu memahami sesuatu tentang teknologi Teknoni.com tersebut.

Sistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem Anda adalah transkripsi, sistem penagihan outsourcing, gudang data, clearinghouse klaim, sistem posting elektronik, dan antarmuka layanan web. Dapatkan atau buat representasi grafis dari perangkat lunak dan sistem/jaringan perangkat keras Anda sehingga Anda dapat membicarakannya dengan baik dan memahami efek penambahan server, stasiun kerja, atau modul perangkat lunak baru.

Keterampilan 3: Menggunakan Teknologi untuk Tetap Terkini di Bidang Anda

Majalah, surat kabar, dan bahkan berita televisi kehilangan dukungan karena orang-orang menemukan berita terbaru dan paling mendalam di Internet. Untuk manajer kantor dokter, berita dan informasi penting tersedia melalui situs web, buletin, umpan berita, webinar, podcast, listserv, dan blog. Bagaimana seorang manajer menyaring semua opsi ini dan tetap mengikuti tuntutan menjalankan praktik sehari-hari?

Salah satu cara terpenting untuk mengkonsolidasikan informasi ini adalah dengan berlangganan feedreader atau email dari situs web yang Anda sukai dan berita datang kepada Anda (disebut “teknologi push”), daripada Anda memeriksa situs web setiap beberapa hari atau kapan pun Anda ingat (alias “teknologi tarik”). Ini adalah program yang pada akhirnya akan menghapus sebagian besar, jika tidak semua, langganan majalah Anda. Anda tahu tumpukan majalah profesional yang Anda miliki di kantor atau di rumah yang telah Anda pindai tetapi masih berencana untuk membaca secara mendalam? Hilang!

Sebagian besar situs web menawarkan opsi email atau RSS kepada penggunanya. Opsi email meminta Anda untuk memasukkan alamat email Anda dan akan mengirim email kepada Anda saat informasi baru tersedia, biasanya menawarkan konten lengkap di dalam email itu sendiri. Ini sangat ideal bagi siapa saja yang memiliki email ini secara otomatis ditempatkan ke dalam subfolder email untuk dibaca nanti.

RSS adalah singkatan dari Really Simple Syndication dan merupakan cara untuk mendorong konten dari banyak situs ke dalam feedreader, yang merupakan pengelola umpan situs web. Ada banyak pembaca umpan yang tersedia tanpa biaya dan menambahkan umpan situs web baru ke pembaca umpan pribadi Anda semudah mengklik ikon RSS oranye di halaman situs web dan mengidentifikasi pembaca umpan yang Anda gunakan. Hal yang menyenangkan tentang menggunakan RSS adalah Anda dapat mengelompokkan situs ke dalam kategori yang Anda putuskan, mudah untuk menambahkan situs baru dan menghapus situs yang menurut Anda membuang-buang waktu, dan Anda tidak menyumbat program email Anda dengan banyak email .

Webinar dan podcast adalah cara lain untuk tetap terkini. Banyak webinar gratis dan memungkinkan Anda mencelupkan kaki Anda ke dalam kumpulan pengetahuan tentang topik tertentu. Webinar dengan biaya terlampir biasanya lebih lama dan lebih mendalam, dan dapat menggantikan konferensi masuk tradisional yang telah menjadi pemecah anggaran untuk banyak praktik.

eBook dengan cepat menjadi cara untuk mendapatkan informasi yang Anda inginkan saat Anda menginginkannya. Sebagian besar eBook cukup murah (beberapa gratis) dan dapat disimpan atau dicetak.

Keterampilan 4: Interaksi Pasien Online dan Aplikasi Web 2.0

Interaktivitas pasien melalui situs web latihan tumbuh secara eksponensial. Banyak praktik menggunakan fungsionalitas web untuk berkomunikasi dengan pasien mereka melalui pesan yang aman. Hal ini memungkinkan komunikasi dua arah seperti:

1. Meminta janji (pasien) atau pengingat janji (praktik)
2. Mengirim pernyataan; pasien membayar online dengan kartu kredit (praktik & pasien)
3. Menginformasikan pasien hasil tes (praktik)
4. Membuat catatan kesehatan pribadi (pasien)
5. Meminta isi ulang resep (pasien)
6. Kunjungan kantor virtual (praktik & pasien)
7. Lengkapi pendaftaran melalui formulir fillable.pdf dan unduh ke sistem manajemen praktik (praktik & pasien)
8. Permintaan rekam medis; mengirim salinan elektronik yang sama (praktik & pasien)
9. Lengkapi riwayat penyakit sekarang sebelum kunjungan di tempat (pasien)
10. Tanya & jawab pertanyaan untuk dokter, perawat, atau staf (pasien & praktik)

Jika Anda tidak mencari cara untuk berkomunikasi dengan pasien Anda secara elektronik, mulailah sekarang. Web 2.0 sekarang lebih sering disebut sebagai jejaring sosial, media sosial atau media baru. Apa yang dimulai sebagai cara bagi teman untuk berkomunikasi satu sama lain sekarang menjadi kemampuan yang luar biasa dan terus berkembang untuk menghubungkan / memasarkan ke bisnis, pasien, dan perujuk. Sangat sedikit praktik medis yang menggunakan media sosial, tetapi seharusnya, karena ini adalah cara masa depan, dan dalam banyak kasus, sangat terjangkau.

Keterampilan 5: Manajemen Pengetahuan dan Retensi

Sebagian besar kantor medis berusaha keras untuk mendokumentasikan proses seperti “Cara Membuat Janji Temu Untuk Dr. Jones”, tetapi merasa sulit untuk mengikuti perubahan dokumentasi pada protokol tertulis tersebut. Dokumentasi sangat penting untuk operasi karena mendukung kinerja dan konsistensi pekerjaan, dan merupakan dasar untuk melatih karyawan baru. Metode dokumentasi tradisional untuk sebagian besar praktik adalah penggunaan dokumen Word, yang dapat membuat kebuntuan kegunaan langsung. Karena biaya, Microsoft Office tidak diinstal pada banyak stasiun kerja, dan banyak karyawan kantor tidak terlatih untuk menggunakan Word, sehingga tanggung jawab untuk pembuatan asli dan perubahan protokol berada pada satu orang. Perubahan dalam perawatan kesehatan terjadi begitu cepat sehingga tidak masuk akal bagi satu orang untuk dapat memperbarui semua dokumentasi, kecuali jika mereka didedikasikan untuk itu secara penuh waktu.

Solusi yang lebih baik dan lebih terjangkau menjadi tersedia. Pengenalan ucapan dan wiki kantor adalah dua kemungkinan untuk mendokumentasikan proses kantor. Pengenalan ucapan (Anda mungkin sudah menggunakannya untuk transkripsi Anda) adalah solusi yang sangat terjangkau, tetapi perlu waktu untuk melatih program mengenali suara Anda. Jika Anda tidak terbiasa mendikte, ini mungkin juga merupakan kurva pembelajaran, tetapi ini adalah salah satu yang akan membuahkan hasil di kemudian hari. Dokter dapat menggunakannya untuk membantu Anda dengan mendikte preferensi mereka, seperti janji temu, asupan pasien, pengaturan ruangan, pengaturan prosedur, protokol telepon pasien, dan protokol kontak panggilan setelah jam kerja.

Wiki pribadi adalah tawaran bagus lainnya di pasar, karena banyak yang tersedia tanpa biaya, dan dapat dipasang dan dikelola di web. Wiki membutuhkan setidaknya satu orang untuk berfungsi sebagai editor. Karena Anda dapat meminta seluruh staf Anda mengerjakan dokumentasi, staf menjadi sangat tertarik dalam proses menjaga wiki tetap segar dan mutakhir.

Ada program web manajemen proyek gratis atau murah lainnya yang juga dapat digunakan untuk melacak perubahan dan mengingatkan staf untuk mendokumentasikan perubahan nanti. Satu area yang paling penting untuk melacak perubahan dan mengelola pengetahuan dalam praktik adalah penagihan. Banyak praktik disandera oleh penagih mereka karena pengetahuan mereka sangat spesifik dan eksklusif sehingga manajer merasa tidak dapat menggantinya jika mereka pergi. Tidak ada praktik yang harus rentan berdasarkan pengetahuan yang dimiliki setiap karyawan, termasuk manajer.