10 Teknik Menjawab Pertanyaan Secara Efektif

Pertanyaan adalah pernyataan yang meminta tanggapan atau jawaban. Setiap hari, Anda bisa mengajukan pertanyaan. Beberapa pertanyaan terbuka membutuhkan penjelasan, elaborasi dan sebagainya sementara pertanyaan lain tertutup hanya membutuhkan Ya atau Tidak. Dalam beberapa kasus yang lain mengajukan pertanyaan yang tidak memerlukan jawaban tetapi hanya untuk didengarkan (pertanyaan retorika). Bergantung pada struktur pertanyaan, respons berikut harus menjawab apa yang dicari pertanyaan itu. Banyak orang gagal dalam ujian bukan karena mereka membosankan tetapi karena mereka gagal memahami apa yang diminta dari mereka. Kegagalan untuk mengartikulasikan pertanyaan dengan benar menyebabkan tindakan atau respons yang salah. Setelah presentasi, Anda harus merasa senang jika orang-orang mengajukan pertanyaan kepada Anda. Ini mungkin merupakan tanda bahwa Materi Belajar orang-orang terlibat dalam presentasi dan presentasi tersebut membangkitkan minat orang lain. Bagaimana Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan itu akan meningkatkan pandangan audiens Anda tentang Anda atau meningkatkan kepercayaan mereka terhadap produk atau layanan Anda. Sebagai seorang profesional, Anda harus menguasai seni mengajukan pertanyaan yang relevan, tetapi yang terpenting bagaimana menjawab pertanyaan secara efektif.

1. Pahami pertanyaannya – Sebelum Anda menjawab pertanyaan, pastikan pikiran Anda jernih tentang pertanyaan itu. Tidak ada salahnya mencari kejelasan atas apa yang ditanyakan. Tanyakan dengan sopan, “Maaf, sepertinya saya tidak mengerti apa yang Anda tanyakan, maukah Anda mengulanginya?” Anda akan berkomunikasi lebih baik dalam contoh seperti itu daripada hanya mengoceh tanpa kejelasan atau pemahaman. Ingatlah bahwa inti dari menjawab pertanyaan adalah agar Anda memberikan kontribusi positif kepada orang yang mencari jawaban. Jangan membuang waktu. Cari pengertian dulu.

2. Dengarkan dengan seksama seluruh pertanyaan – Salah satu cara yang dapat meningkatkan keefektifan Anda dalam menjawab pertanyaan dengan cara yang relevan dan objektif adalah dengan memberikan waktu kepada orang yang mengajukan pertanyaan untuk menyelesaikan pertanyaannya. Beberapa orang meluangkan waktu untuk menentukan dengan tepat apa yang mereka cari. Menjawab pertanyaan sebelum ditanyakan sepenuhnya mungkin tampak tidak sopan. Jangan berasumsi bahwa Anda tahu arah pertanyaannya, karena itu Anda ingin membantu orang tersebut untuk langsung ke intinya. Jika Anda punya waktu, biarkan orang itu “berceloteh” sementara Anda mencatat poin-poin penting. Ini juga memberi Anda waktu untuk mensintesis dan memikirkan jawaban terbaik untuk pertanyaan itu. Kemampuan untuk mendengarkan memberi Anda tingkat keberhasilan yang tinggi dalam menjawab pertanyaan.

3. Berhenti sejenak dan pikirkan baik-baik – Anda harus menentukan apakah Anda memenuhi syarat untuk menjawab pertanyaan atau orang lain. Apakah Anda berwenang untuk berbicara tentang hal itu (wartawan dapat menghantui Anda bahkan jika Anda tidak seharusnya menjadi juru bicara perusahaan)? Seberapa dalam seharusnya jawabannya? Jeda dan saat-saat hening menunjukkan bahwa Anda tidak hanya mengaduk-aduk bahan mentah apa pun yang ada dalam pikiran Anda, tetapi jawaban yang dipikirkan dengan jelas akan datang. Anda sebenarnya dapat mempersiapkan orang yang mengharapkan jawaban dengan mengatakan “Biarkan saya berpikir…, Biarkan saya melihat..”. Dengan cara itu orang tersebut tidak duduk dan menunggu sambil berpikir bahwa Anda belum mendengar, Anda hanya mengabaikan, dll. Memikirkan dengan seksama juga membantu Anda menghasilkan pernyataan yang tidak akan Anda sesali nanti. Anda dapat menilai cara terbaik untuk menjawab dengan bijaksana tanpa meninggalkan bekas luka atau luka baru pada orang tersebut.

4. Jawab pertanyaannya dan berhenti- Setelah memahami maksud pertanyaan, peran Anda adalah menjawab sejauh pengetahuan Anda dan berhenti. Kecenderungan untuk menjadi sukarelawan informasi yang belum diminta tidak menambah nilai bagi Anda. Jika ada yang Anda melemahkan diri sendiri. Saya telah menemukan orang-orang yang setelah ditanyai pertanyaan sederhana seperti “Mau kemana?” mereka akan berhenti dan berpikir Anda memiliki waktu sepanjang hari untuk mendengarkan nama yang dijatuhkan, penjelasan panjang lebar memberikan semua latar belakang meninggalkan Anda untuk hanya mengatakan “Oh benar-benar, aha, Oh begitu”. Langsung ke intinya dan berhenti. Ketika Anda selalu mengatakan seteguk informasi, kebohongan tidak bisa dihindari. Anda dapat dengan mudah mulai membingungkan diri sendiri atau mengatakan pernyataan yang bertentangan tanpa menyadarinya.

5. Santai dan percaya diri- Menarik untuk dicatat bahwa terkadang pertanyaan yang sama sulit untuk dijawab tergantung pada siapa dan pengaturan apa yang ditanyakan. Jika Anda ditanya di bus oleh orang yang duduk di sebelah Anda; “Maukah Anda memberi tahu saya tentang diri Anda”, mungkin jauh lebih mudah untuk mengartikulasikan pertanyaan daripada ketika Anda memiliki panel yang terdiri dari empat atau lima orang di ruang wawancara tempat Anda mencari pekerjaan. Pertanyaan yang sama bisa membawa jawaban yang berbeda. Pada setting pertama Anda dapat bersantai dan berbicara tentang isu-isu sosial sementara di setting kedua Anda hampir merasa bahwa setiap jawaban harus menunjukkan seberapa keras Anda bekerja dan semua hal positif dalam hidup. Kunci penting untuk aliran jawaban dan jawaban yang efektif dari sebuah pertanyaan adalah untuk bersantai dan menjadi sealami mungkin dalam jawaban Anda. Anda tidak ingin terlihat seperti sedang berlatih pidato di suatu tempat yang Anda coba ingat. Santai dan biarkan kreativitas Anda mengalir. Bernapaslah dengan normal dan rileks.

6. Kuasai sifat umum pertanyaan – Pertanyaan paling umum berpusat di sekitar Apa? (mencari detail), Dimana? (berusaha mengetahui tempat atau lokasi atau panggung) Mengapa? (berusaha memahami alasan di baliknya) Siapa? (apakah meminta untuk orang-orang yang terlibat) Kapan? (mencari tanggal dan waktu terjadinya) Bagaimana? (keinginan untuk mengetahui proses atau langkah demi langkah rincian suatu peristiwa) Siapa? (mengidentifikasi pemiliknya). Pertanyaan lain seperti pernyataan yang meminta detail. Mereka memberi Anda indikasi dalam pernyataan seperti Ilustrasi, jelaskan, klarifikasi, nyatakan, uraikan, selidiki, daftar, dan sebagainya. Perhatikan kata-kata seperti itu agar dapat memberikan jawaban yang relevan dengan apa yang sedang dicari.

7. Anda mungkin tidak tahu jawaban untuk setiap pertanyaan- Adalah hal yang mulia untuk membiarkan beberapa pertanyaan berlalu. Anda bukanlah ensiklopedia dari setiap pertanyaan yang Anda temui. Mengakui bahwa Anda tidak tahu jawabannya bukanlah tanda kelemahan. Ini adalah tanda bahwa Anda mengenal diri sendiri dan tidak ingin berpartisipasi dalam permainan tebak-tebakan. Saya sangat menghormati orang-orang yang bahkan dalam wawancara akan memberi tahu Anda “Saya belum menemukan konsep itu tetapi kedengarannya sangat menarik” daripada orang yang menderita karena kenyataan bahwa setiap pertanyaan harus dijawab dan masih membuang waktu lima menit berikutnya untuk memberi sebuah kuliah yang tidak bersalah dari kebenaran. Terkadang dalam pengaturan kelompok, mengakui bahwa Anda tidak tahu jawaban atas sebuah pertanyaan akan memberi Anda begitu banyak kebijaksanaan yang bisa disembunyikan dalam diri orang yang duduk di sebelah Anda; jenis kebijaksanaan yang tidak akan pernah Anda temukan di buku.

8. Hindari selalu menjawab pertanyaan dengan pertanyaan- Ada orang yang tidak akan pernah mencoba menjawab dengan cara lain selain mengajukan pertanyaan balik. Contoh di mana ini dapat diterima adalah dalam pengaturan kelas di mana seorang siswa mengajukan pertanyaan dan guru tidak tahu apa jawabannya. Dia dapat secara kreatif bertanya “Apakah ada orang yang dapat membantu dengan pertanyaan itu?”. Dia tidak langsung mengakui ketidaktahuan atas pertanyaan itu tetapi memberi waktu kepada guru untuk mensintesis jawaban dari peserta lain. Saya selalu menjadi korban dalam hal menjawab pertanyaan langsung dengan pertanyaan. Apa yang melahirkan topik ini adalah pertanyaan yang diajukan istri saya yang sederhana dan to the point “Apakah kamu akan ke kantor nanti hari ini”. Tanggapan langsung saya bukan tentang kantor tetapi “Mengapa?”. Jawaban saya adalah “Ya, saya akan pergi, apakah ada yang Anda butuhkan,

9. Jika Anda ahlinya, tunjukkan itu – Kadang-kadang orang bertanya karena mereka tahu Anda adalah orang yang lebih baik untuk mengetahui solusi terbaik. Dalam kasus di mana Anda tahu barang-barang Anda, maka berikan jawaban kaya yang diperlukan. Cadangkan jawaban Anda dengan contoh yang relevan, jika perlu. Hindari memberikan penjelasan panjang lebar di mana jawaban sederhana akan berhasil. Di kelas Sains, jika siswa meminta Anda untuk menjelaskan tentang proses fotosintesis; Anda tidak akan menjawab ini dalam pernyataan satu baris tetapi bawa keahlian Anda, keluar dan dapatkan berbagai jenis daun untuk diilustrasikan sehingga siswa mendapatkan pemahaman. Demikian pula, di ruang rapat, jika Anda adalah kepala Operasi maka itu harus ditunjukkan. Anda tidak dapat membuat orang lain menjadi ahli di bidang Anda ketika Anda berada di sana. Jadilah otoritas di bidang Anda.

10. Hindari menilai orang yang bertanya – Sangat mudah untuk berpikir bahwa orang yang mengajukan pertanyaan tidak memiliki pengetahuan di bidang tertentu. Ketika Anda cepat menilai, Anda berisiko menjadi malu suatu hari nanti. Beberapa orang mengajukan pertanyaan tentang bidang yang mereka ambil PhD. Mereka mengarahkan diskusi ke arah bidang spesialisasi mereka. Ketika sebuah pertanyaan diajukan, hindari menyerang orang yang bertanya tetapi tetap pada intinya dan jawab apa yang ditanyakan. Hindari pernyataan seperti itu yang terdengar menghakimi. Ketika tanda-tanda penghakiman masuk ke dalam diskusi maka ini menjadi penghalang komunikasi yang efektif. Tidak ada yang akan mendengarkan secara objektif apa yang Anda katakan. Katakan apa yang Anda ketahui dan kutip apa yang Anda dengar orang lain katakan.